Cómo configurar una recepcionista con IA: qué tener listo

Una recepcionista con IA es tan buena como lo que sabe de tu negocio. La configuración tiene menos de tecnología y más de poner por escrito lo que ya sabe tu mejor persona de recepción: cuándo abres, qué haces, cuánto cuesta y qué hacer cuando una llamada se sale del guion.

Esta guía recorre el asistente de configuración de AICall paso a paso, para que tengas las respuestas listas antes de empezar.

1. Elige tu rubro

Todo lo demás depende de esta elección. El rubro define cómo hablan las agentes, qué les preguntan a quienes llaman y qué hacen después de la llamada. AICall tiene siete:

• Dental / Clínica
• Med Spa / Estética
• Servicios a domicilio
• Inmobiliaria
• Legal
• E-commerce
• Otro

Si ninguno encaja del todo, "Otro" hace preguntas generales sobre tu negocio en lugar de las de un rubro.

2. Datos básicos del negocio

Todos los negocios responden primero las mismas tres preguntas:

• ¿Cuándo abres? Incluye los días que cierras y los feriados.
• ¿Dónde estás, o qué zona atiendes? En servicios a domicilio e inmobiliarias, la zona importa más que la dirección.
• Si la agente no puede ayudar, ¿a quién le pasa la llamada, y cómo? Un nombre, un número o "toma un mensaje y mándame un email" son respuestas válidas.

3. Las preguntas de tu rubro

Aquí es donde la agente aprende tu negocio. Ten listas estas respuestas según tu rubro:

Dental / Clínica

• ¿Qué tipos de visita o servicios ofreces?
• ¿Cuánto dura una cita típica?
• ¿Qué seguros aceptas?
• ¿Estás recibiendo pacientes nuevos, y qué tienen que traer?
• ¿Qué debe hacer la agente si alguien llama con una urgencia dental?
• ¿Qué formas de pago o financiamiento ofreces?

Med Spa / Estética

• ¿Qué tratamientos o tipos de visita ofreces?
• ¿Cuánto dura una visita típica?
• ¿Cómo funcionan los precios, la consulta inicial es gratis y ofreces financiamiento?
• ¿Qué pasa después de la llamada: el equipo hace el seguimiento o la persona puede agendar directamente?

Servicios a domicilio

• ¿Qué oficios o servicios ofreces?
• ¿Qué cuenta como una emergencia que tiene que pasar primero?
• ¿Cómo se agendan los trabajos una vez que la agente tiene los datos?
• ¿Cobras visita, y cómo funcionan los presupuestos?
• ¿Atiendes fuera de horario o los fines de semana?
• ¿Tienes licencia y seguro?

Inmobiliaria

• ¿En qué ayudas a tus clientes: comprar, vender, alquilar o las tres cosas?
• ¿Qué zonas o barrios cubres?
• ¿Con qué tipos de propiedad trabajas habitualmente?
• ¿Qué pasa después de la llamada: un agente hace el seguimiento o la persona puede agendar directamente?

Legal

• ¿Qué áreas de práctica maneja el estudio?
• ¿En qué estados o jurisdicciones ejerces?
• ¿Ofreces una consulta gratuita, y cuánto cuesta después?
• ¿Qué debe registrar primero la agente durante la admisión?
• ¿En cuánto tiempo hace el seguimiento un abogado después de la admisión?

E-commerce

• ¿Los clientes pueden cancelar un pedido, y dentro de qué plazo?
• ¿Qué categorías son venta final y no se pueden devolver?
• ¿Qué medios de pago aceptas?
• ¿Cómo son las tallas, y dónde puede ver la persona una guía de tallas?

Otro

• En una o dos oraciones, ¿qué hace tu negocio?
• ¿Cuáles son tus productos o servicios principales?
• ¿Cuáles son las preguntas más comunes de quienes llaman?
• ¿Cómo funcionan los precios o los presupuestos?
• ¿Qué pasa cuando termina la llamada?

Un consejo que ahorra tiempo después: responde como se lo explicarías a alguien nuevo en su primer día. Corto, concreto y honesto sobre lo que no haces.

4. Suma tu sitio web (opcional)

Si le das tu sitio web al asistente, AICall lo precarga para que la agente pueda responder lo que tu sitio ya explica. Es opcional: el asistente funciona sin él.

5. Conecta tus cuentas

La agente trabaja con tus sistemas reales, no con una copia que tengas que mantener:

• Calendario: Google Calendar, Cal.com o GoHighLevel. La agente lee tu disponibilidad real y agenda, reprograma o cancela ahí mismo.
• Email: cada resumen de llamada llega a tu correo, en el idioma de la llamada.

6. Conoce qué agentes ya funcionan

Todos los planes incluyen todos los agentes. Hoy funcionan tres:

• Reception contesta, agenda, reprograma y confirma citas.
• LeadGuard llama a los leads nuevos de la web que entran por GoHighLevel y los califica. Si activas las llamadas automáticas en Settings, llama a cada lead nuevo en segundos; también puedes llamar a un lead desde tu panel.
• Recovery vuelve a llamar a quienes querían una cita y no la reservaron. Puede hacerlo sola a los pocos minutos (lo activas en Settings) o puedes lanzar cada devolución tú desde el panel.

Dos más llegan pronto:

• Collections hace llamadas amables por facturas vencidas y manda el link de pago.
• Reactivation trae de vuelta a la agenda a los clientes dormidos.

También puedes elegir el nombre con el que cada agente se presenta.

7. Elige tu número

Elige un número local en minutos, en Estados Unidos, Canadá, Puerto Rico o México. México pide primero los documentos del negocio. La ayuda guiada para desviar el número que ya publicitas en tu camioneta, tu puerta y tus avisos llega pronto.

8. Pruébala antes de pagar

La prueba gratis dura 7 días con tarjeta registrada, con un tope de 2 llamadas por día y 3 minutos por llamada. Úsala para llamar a tu número desde varios teléfonos y hacer las preguntas que más te hacen tus clientes.

El asistente es gratis y es el camino normal. Si prefieres que lo configuremos todo nosotros, la configuración hecha por nosotros cuesta $250, una sola vez, y es del todo opcional.

Antes de empezar: checklist de una página

• Horario, días de cierre y feriados
• Ubicación o zona que atiendes
• Quién se encarga de las llamadas que la agente no puede resolver
• Las respuestas a las preguntas de tu rubro
• La dirección de tu sitio web (opcional)
• Acceso a tu cuenta de calendario (Google Calendar, Cal.com o GoHighLevel)
• El número de teléfono que quieres que atienda la agente

Cuando tengas todo eso, mira los planes o pide una demo para escuchar a la agente primero.